定期變更密碼是保全帳號的方法之一，在 G Suite 網域控制台中能對個別使用者，要求下次登入變更密碼。多了這個工具，管理員可以輕鬆對所有使用者，並且設定周期天數，自動執行。

是一個全域的信件範本工具，使用者可以提交範本到系統中，方便自己或其他的同事重複使用，範本可以隨時更新，同事永遠引用最新的範本，非常適合業務或客服單位，需常寄送重複的信。或許您有聽過「罐頭回應」，但他只適合個人使用，無法在同事間自動同步。

G Suite 提供群組信箱，而且是免費的。「群組裡面有誰?」是使用者最常問到的問題，這個功能提供使用者查詢的介面。管理員可以決定是否開放查詢或隱藏部分群組。

解決共用資料夾下的檔案的擁有者分散的情形，造成檔案遺失不容易整理等缺點，實現檔案集中管理的概念。 如果您是 G Suite Business 用戶，可直接採用「小組雲端硬碟」。 以下圖為例，我分享「專案資料夾」給 Kevin 與 Tina 有編輯的權限，讓他們可以建立檔案。此功能會定時掃描該資料夾下的所有檔案，並自動將擁有權轉移給我。

掌握使用者 Gmail 設定，解省管理時間，方便問題排解。可以調整：使用者群組資格、POP、IMAP、轉寄、簽名檔與篩選器等。

簽名檔是公司專業的形象，也是最簡單的行銷工具。這項功能可以針對機構建立模板，可套用使用者設定檔的變數，自動帶入部門、職稱、電話等。可以啟動定時自動複寫，確保簽名檔的正確性與一致性。

在 G Suite 帳號間轉移信件。提供管理員單一操作介面，不需要使用者介入或開啟POP3/IMAP。可以指定時間範圍、標籤，也可以將轉移的信件封存在指定的標籤中。